Migracja do Google Apps for Business – o tym KONIECZNIE pamiętaj

Aktualizacja 2026: "Google Apps for Business", o którym mowa niżej, zmieniał nazwę dwukrotnie – najpierw na G Suite (2016), a od października 2020 roku na Google Workspace. Ogólne rady dotyczące migracji (rekordy MX, ograniczenia Dysku Google, brak 100% dostępności usług chmurowych) pozostają trafne, ale szczegóły planów cenowych i darmowego okresu próbnego z 2014 roku są nieaktualne – dziś Google Workspace oferuje inny, zwykle 14-dniowy okres próbny.

Google Apps for Business to ciekawe rozwiązanie dla małych firm. Ale nie jest to rozwiązanie tanie ani najbardziej dopracowane. Oto 10 punktów, o których zawsze trzeba pamiętać podczas wdrażania usług Google.

1. Nawet w startującej dopiero jednoosobowej firmie wdrożenie Google Apps for Business zajmie dwa-trzy dni robocze.

Warto pamiętać:Skonfigurowanie rekordów MX domeny to najłatwiejsza część migracji do usługi Google Apps for Business, a nie najtrudniejsza.

1. Przed wyborem Google Apps należy przeliczyć, czy usługa na pewno nam się opłaca. Wykorzystanie usług Google w firmie jest średnio opłacalne, nigdy się nie amortyzuje i zawsze kosztuje. Rozwiązania Microsoftu dla sektora MŚP amortyzują się po 2-5 latach. Jeśli już zdecydujemy się na wdrożenie, warto zacząć od darmowych 30 dni, później przejść na plan elastyczny, a dopiero na końcu, ewentualnie, wybrać plan stały.

1. Pliki w Google Drive to tylko linki, a nie fizyczne dokumenty. Przeniesiesz je między kontami tylko z poziomu interfejsu WWW Google Drive.

1. Im więcej ułatwień włączysz w Google Apps for Business (np. Grupy Dyskusyjne dla Biznesu zamiast Grup), tym trudniej będzie Ci kiedyś przejść na inną platformę.

1. Google Apps for Business zawiera szereg elementów konfiguracyjnych i ustawień, które nie są intuicyjne i wymagają wiedzy do właściwej konfiguracji.

1. Najłatwiej przenieść e-maile między kontami z użyciem desktopowego programu pocztowego IMAP. Sztuczka jest nieelegancka, acz skuteczna.

1. Skonfigurowanie rekordów MX domen to najłatwiejsza, a nie najtrudniejsza część migracji na Google Apps for Busines.

1. Niektóre opcje Google Apps for Business działają wstecz i globalnie (zmiana opcji powoduje zmianę zachowania wszystkiego), a niektóre działają dopiero od momentu włączenia. Np. włączenie dostępu do wszystkich plików w Google Drive w domenie będzie działać wyłącznie dla nowych plików.

1. Usługi w chmurze – tak jak Google Apps for Business – nie dają się wygodnie, w jednolity sposób backupować lokalnie. Awaria serwerów Google odcina firmę od praktycznie wszystkiego.

10. Usługi Google – tak jak wszystkie usługi w chmurze – nie mają stuprocentowego czasu dostępności. Może też być tak, że prace modernizacyjne będą przeprowadzane w godzinach nocnych San Francisco (Silicon Valley). Czwarta rano tam to 13.00 w Polsce, czyli środek dnia roboczego.